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一个外企女秘书的日记-第9章

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我的饼干(2)



  在我们的日常工作和生活中,难道这样“瞎猜”的事情还少吗?不管承认不承认,我们大家都有过类似这样的经历,当我们责怪或指责自己的同事之后,我们发现错了的是我们自己;而我们之所以去责怪或指责她们,就是因为我们凭自己的主观臆断在“瞎猜”,不信任自己的同事。因此,我们在对同事提出抱怨或责怪之前,就应告诫自己不要“瞎猜”,再就是想想同事的优点。如果这样,那么在我们的办公室里就不会有那么多是是非非。
  同在一个办公室,搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽,心情就舒畅,这不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。倘若关系不和,甚至有点紧张,那样办公时间太乏味了。
  病从口入,祸从口出。因此,上班时,我尽量多做事少说话。这样做,可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外,我也很少对同事评头论足,但谁是谁非,自己心中有数。同事之间相处久了,磕磕碰碰是难免的,对一些鸡毛蒜皮的小事,忍一忍也就过去了,没有必要去计较。前些天,科长说我似乎得罪谁了,有人到领导那里打我的小报告。我坚信,身正不怕影子歪,事件终归有水落石出之日。反过来,我经常扪心自问,我自己究竟有没有过错。
  下午,玛丽要跟我说艾丽丝机票的事,我没搭理她:“你没看我正忙吗?”于是她知趣地走开忙自己的正事去了。
  闲人少乐趣,忙人无是非。


***************
*七月
***************

如果一个秘书像只穿山甲一样,一天到晚只知道干活,既不动脑子去想问题,也不会想问题,没有一点灵气,领导肯定不怎么会喜欢,这种秘书即使不被炒鱿鱼,也永远只能给同事充当办公室里的“菲佣”。


正确的错误(1)



  七月某日
  天气一天比一天炎热,酷暑似乎正迈着蹒跚的步伐到来了。
  还有不到十天的时间,公司就要开董事会了,对今年上半年的工作进行总结。为了准备会议材料,秘书科进入了一级战备状态。
  下午没有什么客人,留下艾丽丝一个人值班,其他人都到第一接待室,讨论为会议准备文件。首先是讨论欧阳科长给姜总写的上半年公司总结报告。不愧是当年中文系的才子,报告写的洋洋洒洒,令人振奋。
  “欧阳科长,我认为‘经济效益增加了三百多万美元’这种提法不正确。”小石发表意见。
  “有什么不对?”欧阳科长显然对这种提意见的方式,没有任何思想准备。
  “经济效益是指经济投入总量与经济产出总量之比,是个相对数;而三百多万美元是个绝对数,所以,‘经济效益增加了三百多万美元’的说法是不正确的。”
  小石是学企业管理专业的,说起经济方面的东西来确实是一套一套的。
  “经济效益增加多少多少,这已是约定俗成的提法,中央电视台也经常这么播,我看没有什么不对。”
  科长显然不高兴了,脸越拉越长。
  “但这确实不符合逻辑。”小石没有注意到科长的不高兴,只是继续按自己的思路发表意见。
  “这样吧。这个问题可能有些复杂,暂时先放一放,我们接着往下议。”孟姐见气氛不对,又马上提议,“要不,先休息十分钟?”
  科长端起茶杯就往外走。
  “小石,今后提意见,最好注意一下方式方法。”孟姐见小石脑筋还没有转过弯来,便坐到了她身边。
  “坦率地说,我是学英语专业的,不知道科长今天这种提法到底合不合适,但是,不管他这种提法到底合不合适,你今天这种提意见的方法首先就不太合适。”
  小石似乎不明白,瞪大眼睛看着孟姐。
  “你想想,当着这么多人的面,用这么肯定的语气说欧阳科长错了,他会是一种什么感受?芽如果我要是科长,我会觉得你就跟直接骂我'无知’一样。所以,即使你的意见是对的,他又能接受吗?”
  “对不起,我实在没那个意思。”
  小石似乎有点知道自己错在什么地方了。
  “但是,我这个人生来就是这么个性格,有什么说什么,不会装假,不会拐弯抹角。我认为做人要正直。”
  “小石,你这么说,我更要批评你了。”
  孟姐一改温柔细语的口气,说话严厉起来了。
  “为人正直和注意说话方式是两个不同的意思。为人正直,是指不撒谎,不欺骗,是个人品道德问题;而说话方式仅仅是个技巧问题,是个工作方法问题,两者不能混为一谈。你这是为自己找借口。”
  小石不说话了,但她那神态还不服气,似乎是说自己直来直去的性格是天生的,没办法改变。
  “我们是职业秘书,就要用职业秘书的标准要求自己。职业秘书是什么?职业秘书和职业运动一样。人都会走路,而且从小就养成了走路的姿势和习惯。但是,作为一个职业运动员,为了提高自己的成绩,他就必须加强训练,改变自己走路跑步的一些坏习惯,从而提高自己的成绩。如果短跑运动员跑一百米也像你我一样,跑个十五六秒,他还配做职业运动员吗?”
  孟姐站起来,对我们大家说:“所以,我们作职业秘书的也不能用普通人说话的标准要求自己。我们秘书说话,不单纯是为了表达自己的思想或情感,更主要的是为了实现自己的工作目标,达到预想的效果。为了达到预期的效果,我们就必须注意我们说话的方式,特别是提意见的方法。如果你提意见的方法不正确,那么,即使你意见的内容再正确,也是正确的错误。”
  接待室鸦雀无声。孟姐的话震撼了大家。
  “我们大家都要记住,对于我们这些职业秘书来说,用什么方式说话,永远比说些什么更重要!”



正确的错误(2)



  我觉得孟姐说的很深刻。也许是另有考虑,孟姐还有一层意思今天没有说出来,那就是给领导提意见,不仅要注意场合,还要注意领导当时的情绪。领导在情绪不太好时,也像一般人一样,对待别人的批评和建议,也有可能会产生逆反心理,你越是说这样不对,他可能越是要坚持这样。相反,在他情绪好或心态平和时,他接受别人的批评或建议的可能性就大得多。所以,从这种意义上来说,秘书必须学会察言观色,见风使舵。
  也许是自我感觉良好的原因,有些秘书总是习惯大着嗓门跟别人说话,尤其是当他们觉得世界上所有的真理都在她手里时,更是情不自禁地好为人师。如果秘书这么对待自己的领导,其结果即使不是搬起石头砸自己的脚,也是对牛弹琴。不错,领导不可能永远正确,否则他就不需要秘书给他当助手和参谋。但当你发现领导出现错误的时候,或者你认为你的想法比领导的想法更正确的时候,无论在什么情况下,也千万别“教”领导如何做事,必须要给他预留一个思考上的空间。也就是说,作为秘书,你只能用征询或建议的口气说出自己的想法,让领导去思考,去选择。这样做,既保持了决策程序上的合理性,又表示了对领导个人经验和才能的尊重。如果秘书把整件事该如何做都详详细细地列出来后,只是让领导依样画葫芦,不论计划怎么好,领导都有可能把它束之高阁。那些被领导信任的秘书,她们往往只是对领导提出建议,补充和完善领导的设想;领导进行综合归纳后把整体计划批准下来。总而言之,秘书必须懂一定的心理学,千万不要表现出自己比领导还高明。因为一般的领导不仅要维护其作为领导的尊严,而且还要维护其男性的尊严。
  另外还有个别秘书,即使是在平时,也喜欢嘴巴上占便宜。有些人喜欢说别人的笑话,讨人家的便宜,虽是玩笑,也绝不肯以自己吃亏而告终;有些人喜欢争辩,有理要争理,没理也要争三分;有些人不论国家大事,还是日常生活小事,一见对方有破绽,就死死抓住不放,非要让对方败下阵来不可;有些人对本来就争不清的问题,也想要争个水落石出,把与人交谈当成辩论比赛……在办公室里,虽然有时候大家的意见不能够统一,但是可以保留意见,对于那些原则性并不很强的问题,完全没有必要争得你死我活的。如果一味好辩逞强,不仅会让领导不高兴,也会让同事们敬而远之。久而久之,你不知不觉就成了不受欢迎的人。
  下班的时候,玛丽有些闷闷不乐地对我说:“唉,当秘书也像开假面具晚会似的,一天到晚都戴着面具,挺累的。”
  “你累吗?我讲笑话给你听。”我说。
  “是吗?”玛丽高兴起来。
  这是我昨晚在网上看到的,现炒现卖:
  “有个人为了巴结自己的上司,打听到上司喜欢养八哥之后,便到鸟市上去买八哥。他来到一个摊位前,看到有两个鸟笼,每个鸟笼里有一只八哥。一只八哥标价400元,一只八哥标价800元。但那只标价400元的八哥不仅毛色好,而且很精神,很逗人喜欢;而那只标价800元的八哥,不仅毛发稀疏,而且没一点精神,一看就知道年纪大了,活不了几天了。于是,这人感到奇怪,问摊主:‘为什么这只又老又丑的八哥卖800元,而这只又年轻又漂亮的八哥却只卖400元?’摊主回答说:‘这只小八哥经常叫这只老八哥为老板,所以,这只老板八哥当然要贵一些。’这人又问:‘这小八哥为什么要叫这只老八哥为老板?’这摊主说他也不知道,最好他自己去问那只小八哥。于是这人问小八哥为什么要叫老八哥为老板,你猜这只小八哥是怎么回答的吗?”
  我故意卖了个关子。
  “这小八哥说我是他的女秘书。”玛丽说。
  原来大家都知道!



种瓜得瓜(1)



  七月某日
  十来点钟,我桌子上的电话铃响了。
  “是,我是秘书于雪。对不起,请问您贵姓?是尚武先生,好,我知道了。孙总正在会见客人,我会尽快给您回电话。您的电话分机是118?”
  电话是现代经济导报社打来的,他们听说我们又准备在北京投资3000万美元建一个工厂,想采访孙总。对这种公共关系的处理,公司向来是慎之又慎。
  正好,孙总送客人出来路过秘书科门口,我马上把电话记录交给他。
  “怎么回事?这个项目八字才一撇,是谁把这个事说出去的?”孙总皱了皱眉头,不太高兴:“谈论这事太早了一点,我跟姜总商量一下再说。”说着,孙总就去了姜总的办公室。
  看来一时半会还给不了尚武先生回话。如果他再来电话催,我该怎么答复,正在我寻思之际,孙总从姜总的办公室出来了。
  孙总说:“明天上午十一点钟跟尚记者见面。你帮我准备些材料。顺便安排个工作餐。”
  也许是媒体相互竞争的原因,现在要求上门采访的记者越来越多。从目前的趋势看,作为秘书,将会更多地涉及与媒体打交道和为客户服务,因此,在公司目前还未设立专门的公关部门的情况下,也就要求秘书应该开始具备公关能力,甚至逐步充当公司新闻发言人的角色。
  下午两点多钟,投资部的龙辉科长就把孙总明天见记者
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