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一个外企女秘书的日记-第5章

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  “当然,我们也不能太封闭了,搞得草木皆兵,让人家说我们像得了神经病似的。像刘芒这样请听音乐会的事,如果喜欢,去听听也没有什么,只要把握好什么是公司的机密就行了。”
  什么是公司的机密,从字面上来看,很好把握,一切对竞争对手有用的信息都可以称之为公司的机密,但是在实际工作中又不那么好把握。
  “小石,如果刘芒在听演唱会的时候,问你要姜总家的电话号码,你告不告诉他?”
  科长突然问小石。
  “我肯定不告诉他!”
  小石几乎是不假思索地回答。
  “那你打算用什么理由拒绝呢?”
  小石有些为难了。如果说自己不知道姜总家的电话,作为秘书肯定是撒谎,让人家觉得你不诚实;如果说姜总家的电话号码是公司的机密,那也未免太勉强了,因为即使从黄页电话簿上查不到,也可以从别的朋友那里打听出来。
  见小石很为难的样子,孟姐说:
  “小石,你可以很坦诚地这样回答刘芒,‘对不起,刘总,姜总家的电话号码是他私人的电话,由我告诉您似乎不太合适。’这样刘芒是能理解的。”
  “我还是不想去听这音乐会。”小石说。
  “不去多可惜,这票好几百块钱一张。”科长似乎也心痛起来,“不过,这也给大家在公司保密问题上敲了一次警钟。”
  “其实,我觉得要防止外人窃取我们公司的机密这事还不难,难的事要防止我们自己在平时的无意识泄密,如公司文件在办公桌上乱放,起草完文件后把底稿往纸篓里一扔,工作笔记本不好好保管。特别是女孩子们喜欢与朋友聊天,说话时可能不太注意,有时还可能喜欢炫耀,说某某老总昨天晚上跟某某公司的老总一起打网球,或者后天老总到什么地方去出差,等等。这些说者无意,可能听者有心,因为我们的竞争对手,可能从我们公司领导跟谁打网球或到什么地方出差的信息中,寻找到对自己有用的信息;这些信息对于他来说可能就是情报,因此,今后大家在这方面要花更多的注意力。”
  “如果是有业务往来的公司的秘书,与我们成了好朋友,晚上请我们去泡吧,或者唱唱歌,可以吗?”珍妮问科长。
  “当然可以,不过最好和我们打个招呼。”科长回答说。
  最后,两张音乐会的票给了艾丽丝。托尼问她准备跟谁一起去,艾丽丝说“这是公司机密。”



开飞机的小男孩(1)



  五月某日
  过了五一节,阳光就变得是那样的明媚,春风是那样的柔爽,让人感到生活是那样的美好。五一节前,科长让珍妮、玛丽、小石和我四个人利用五一节的假期,参加一个由台湾人举办的“高级秘书研修班”,连续三天。今天是第一天。当我走进挤满了上百人的大教室时,心里有一种重新回到学生时代的亲切感。
  今天上午是由台湾讲师讲“秘书交流的技巧”。
  “我们首先来讲‘听’的问题。我问你们,你们是不是觉得自己一生下来,就在听别人说话,所以,就认为‘听’是一种很容易的事?”
  台湾老师大声地问。
  “是。”后排有几个男生回答。
  “不!如果要做到既听‘懂’,又听‘好’,是件非常不容易的事!”
  台湾讲师讲课非常投入,不像我们在学校时老师讲课那么慢条斯理,他说——
  “我先讲一个小故事。这个故事发生在美国。一个非常有名的电视节目主持人,在电视节目现场随机采访一个六岁的小男孩。
  “‘杰克,你长大了想干什么?’主持人问。
  “‘我……我长大了想当一名飞机驾驶员。’这男孩想了很久,有些结结巴巴地回答。
  “‘如果你驾驶的飞机在大海上空飞行时,你突然发现你飞机油箱里的燃料不多了,不能飞到任何一个机场了,你打算怎么办?’主持人问。
  “这小男孩思考了几分钟,之后回答说:‘我会要所有的乘客系好安全带,然后我就带着降落伞跳出去……’
  “在直播现场的所有观众,都哈哈大笑。假设,当时你也在现场,你会不会笑?”
  老师指着坐在前排的一个男生问。
  “我肯定也会忍不住要笑的。”那男生站起身回答。
  “你为什么觉得可笑?”老师咄咄逼人地问。
  “因为这小男孩的回答充满了童趣。第一,他还不懂作为一个飞行员,不能抛下乘客独自逃生这一职业道德;第二,他如果真的要一个人逃生,他就不应该跟乘客打招呼告别。”
  “你们大家都赞成这位先生的看法吗?”老师重新回到讲台中央,大声地问全班同学。
  “同意!”有许多人回答。
  “也就是说,你们都认为自己真的听懂了,这小男孩的话里的真正意思?”
  听老师这么一反问,台下没有几个人说“是”了。
  “不!”
  老师看上去不单是激动,更多的愤怒!虽然他穿的是白衬衣,打的是黄领带,但他那神态就像哪座庙里泥塑的赤目金刚!
  “不!你们一点也没听懂!一点也没听懂!”
  教室鸦雀无声。
  “当时,这位主持人并没有笑。”
  老师的情绪很快平静下来。
  “他凭直觉感到,独自逃生并不是杰克的真正意思。他要等待。慢慢地,他发现杰克流眼泪了。于是,他问杰克:‘你为什么要一个人跳出飞机?’
  “杰克回答说:‘我要马上去找燃料;找到燃料后我要回来。’
  “‘我要回来!’这才是杰克的真正想法,你们当中有谁,有谁真正听懂了杰克的这个意思?!”
  我们既感到震撼,又感到豁然开朗。
  “连一个六岁的小男孩的话,都不是那么容易听懂,你们还认为‘听’是一件很容易的事吗?”
  老师指着前排一个戴眼镜的女生问:“你认为应该怎样才能真正听懂别人说的话?”
  可能是不好意思,女生站起来后没有回答老师的问题。
  “要‘听’懂对方说话的真正意思,就必须让对方把话说完。让对方把话说完,知道吗?让对方把话说完,不仅能完整地听懂对方的意思,而且也是对对方的尊重,表现你的涵养。作为秘书,涵养非常重要。”
  台湾老师早已换成一副亲切的面孔,笑着说:“另外,如果你是在进行商务谈判的话,你就要让对方多说,让他把想要说的话都说完,他把话说完之后,就会产生一种‘黔驴技穷’的恐惧心理;相反,你就可以从从容容地从对方的话中找出破绽,进行攻击,后发制人。”



开飞机的小男孩(2)



  台下有几个男生笑了起来。
  “但是,我想问,在座的各位秘书先生和秘书小姐,你们都养成了听别人把话说完的习惯了吗?”
  真是不问不知道,一问吓一跳。作为秘书,我们在实际工作中似乎都犯有这种毛病——不论是在接受领导指示的时候,还是在与客人交谈的时候,只要一遇到没有听懂的地方,马上就会插话,似乎不马上问个明白就再也没有机会似的;有时虽强忍着让对方把话说完了,但当对方的话音刚落,你的提问就像挺机关枪子弹似的朝对方射了过去,不给对方一个喘息的机会。
  如果仔细反思,在我们秘书的日常工作中,从打电话到端茶送水,有多少类似于不让别人把话说完就提问这样不注意细节的小毛病?细节就是质量,而质量就是生命,这是现在连每个工厂里的工人都知道的道理,可在我们这些号称白领的秘书的头脑里,有多少人树立了“秘书工作质量”这个观念?现在所有的工人都知道,如果他们在工作中马马虎虎,产品出现质量问题,在市场上卖不出去,他们拿不到工资,他们就会下岗。如果我们当秘书的再不注意工作的质量问题,将来会不会也面临下岗的问题呢?想想真可怕!
  “在与领导或客人交谈的时候,如果遇到没有听懂的地方,可先把问题记在纸上,待对方把话全部讲完之后,慢慢地把问题一个一个地提出来,这样不仅效果会好得多,而且双方会更融洽。”
  课间休息之后,老师讲如何“听好”的问题,主要是强调在对方说话的时候,要注意力集中,不要老想别的事情。
  “在听别人说话的时候,你最好看着对方的眼睛,这是‘听好’的最大诀窍。特别是当你与你的老板谈话的时候,你看着他的眼睛,他会觉得你信任他,尊重他,因此,他也会对你产生一种自然的亲近感。当然,让你看着对方的眼睛,不是让你死死盯着他,眼睛一动也不动,那样人家还会以为你要吃了他。”
  老师的幽默,引起台下一阵哄笑。
  “另外,在听别人说话的时候,你要有所表示。当对方说到关键的时候,或者快要说完的时候,你点点头,小声附和几句,让对方知道你是真正听明白了;如果对方滔滔不绝地说着,你无动于衷,或者显得非常紧张,对方也会感到兴趣索然。记住,无论是在接受老板的指示,还是听取客人的情况介绍,当他们说完之后,一定要对他们说话内容的重点重复一遍,特别是约会的时间和地点等,这样既可避免出现差错,也向对方表示了极大的尊重。”
  老师喝了口茶,看了看手表,离下课还有几分钟,就笑着说:“最后,我还要送在座的各位秘书小姐几句。在老板给你们作指示的时候,不管自己是不是真正听明白了,在老板说话每次停顿的时候,你最好点点头,说个‘是’,这样,对于你的老板来说,是一种很好的心理享受,因为他既感到你的活泼与妩媚,也感到你的放心与可靠。”
  台下许多人笑起来了。
  我们虽然也经常参加一些培训班,但今天受益最多。
  我们每个人从小就会说话,就像我们每个人从小就会走路一样。有的人跑一百米要十五六秒,而有的人只要十秒或九秒多;一百米跑十秒和十五秒,在跑步的姿势上没有什么本质的区别;它们的区别仅仅在一些细微的小节上。但就是这些小节,将我们这些凡夫俗子与世界冠军拉开了距离。


***************
*五月
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给领导挡驾是一件千万不能掉以轻心的事。如果挡错了,肯定要挨骂,如果你不挡,更要挨骂。比方,有些客人虽没有提前约好,但他找领导谈的事很重要。你就要首先问清楚客人的身份,问清身份以后,问他来访的目的是什么。


“officewife”(1)



  五月某日
  北京的春天实在太短暂了,没有几天的功夫,气温像火箭一样直往上冲,今天中午完全可以用“骄阳似火”来形容。好在北京昼夜温差大,早晨出门上班的时候,还感受不到炎热的威胁。
  上午孙总去中关村的先创公司谈判。
  我在前台值班。预约的客人不多,我便取出上个星期孙总到四川出差的票据,开始一张一张地整理。
  十点钟,美国CTIV公司北京办事处文小姐打来电话,说他们的首席代表刚接到美国总公司紧急通知,必须在这个星期天之前返回纽约,所以,原订下个星期二与孙总的会谈,希望能提前到这个星期五,也就是明天,即使是今天下午也行,否则,会谈只能无限期延迟,请孙总于今天中
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